毎日10本以上メールを送る上司に聞いた【メールマナー決定版】

email etiquette eyecatch

「今日の夕飯なーに?はやく帰るね(*^-^*)」

30秒後に気付く、年下の彼女へのメールをお得意先に送ってしまったことに・・・・・・。

なんていう経験ありませんか?
とくに新卒や若手社員のみなさん、送信先アドレスの確認はもちろんのこと、正しい日本語や文章構成、マナーなどには十分気を付けましょう。そこで今回はメールのビジネスマナーについてたっぷりと説明いたします!

 

宛先「TO」「CC」「BCC」の使い分け

・TO
こちら側からメールを送る場合は連絡したいメインの方のアドレスを、返信時はメールを送ってくれた送り主のアドレスを入れます。
同文のメールを複数の人に一括で送りたい場合はTOに複数のメールアドレスを入れても問題はありませんが、その人たちの立場や役職が異なるときはCCを使う場合もあります。名刺と同じで、役職が上の人をはじめに追加して偉い順にアドレスが並ぶようにしましょう。

・CC
CCには、TO以外で当事業に関わっている人や内容を共有しておきたい人のアドレスを含めます。先方や自分の上司、社内の同じプロジェクトメンバーなどをCCに加えるのが一般的ですね。
間違えて全く関係のない人のアドレスを入れないようにしましょう。秘密厳守な連絡内容などは尚更注意が必要です。

・BCC
BCCは、他の人にアドレスが見えないように連絡する場合に使用することができます。たとえば、特定の人にだけ送信するメルマガなどに使われています。

メールの件名

忙しい社会人はメールを悠長にチェックする暇なんてありませんよね。件名を見るだけで本文の内容を予測できるよう簡潔にまとめることが理想的です。

たとえば、

【J&B】8月のお打ち合わせの日程調整(広報課_鈴木)

のように送ってあげれば、「打ち合わせの日程を決めたい」ということが伝わるかと思います。件名の最初に自社名を入れて、【】や『』などの記号で囲えば、どこの会社から来たメールかが一目でわかります。相手への配慮を欠かさないことが重要ですね。

メールの本文

《冒頭》
本文は、まず宛先から記入するのが原則です。
相手へ失礼がないよう、株式会社を(株)で省略していない状態の会社名、部署名、担当者のお名前をフルネームで書いていきます。たとえば、以下のようになります。


  株式会社 LABO
  広報部
  豆木 筆子様
            」

次に、本文の内容に入る前に、一言挨拶を入れましょう。


  いつも大変お世話になっております。
  J&Bの豆好でございます。
                   」

などが無難ですね。

《内容》
宛先を書いた後は、5W2H(いつ、どこで、誰と、なぜ、何を、どのように、いくらで)で簡潔に、かつ、わかりやすく内容をまとめていきましょう。

文字数

基本的にメールの本文は、1行の文字数を「全角30~35文字程度」にするのがマナーとされています。 1行がやたらと長いメールだと、読みづらいためです。どうしても1つの段落が長くなってしまうときは、改行をして、縦スクロールでお読みいただく方が無難かと思います。

文章の引用

送信されてきた内容や過去に自分が送信した内容を引用したいときは、該当するメールの箇所をそのままコピーして、「<」や「<<」などの記号を最初に付け、引用していることが明確にする必要があります。

添付データの容量

会議の資料や大切なファイルの情報をメールで送りたいとき、あまりに添付データの容量が大きすぎるのはマナー違反となります。
メールが届かない可能性や届いた結果、相手のメールサーバーが一杯になってしまい他のメールを受け取れない状態にする恐れがあるからです。
基本的に2MB以下に収めることがマナーとなっていますので、気を付けましょう。

最後の結び

メールの結びは、今後もあなたと良い関係を保っていきたいというメッセージを伝えることができるように一言挨拶を添えるのがマナーです。
挨拶の例として、「引き続き、よろしくお願いいたします」や「何卒よろしくお願いいたします」などで締めることをおすすめします。

また、本文とは別に一番最後に自分の署名欄をつけましょう。
署名欄には自分の名前や自社名、部署名、会社の住所、電話番号、メールアドレスなどを入れるのが一般的です。
本文との区切りをわかりやすくしたり、目立たせたりするために記号(機種依存を除く)で装飾しても問題はありません。自己表現の場だと思って良識の範囲内でオリジナリティを出しましょう!ちなみに筆者はこんな感じで装飾しています。

□■・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
  株式会社ジャックアンドビーンズ

  ○○ ○○子

  〒123-4567
  東京都渋谷区渋谷1-2-3 ▽▽▽ビル6F

  TEL: 03-1234-5678 (本社) FAX: 03-1234-5678
  URL: △△△@△△△△.co.jp
 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・■□

間違って送ってしまったときの対処法

Gmailでは30秒以内なら送信したメールを取り消しできる便利な機能が正式に実装されています。送った後に気付く誤字脱字や、「違う人に送ってしまった!」なんてミスを防ぐためも活用することをおすすめします。
便利なWebツールやサービスが浸透している今の時代、誤送信に備えてツールを利用していくのも1つのマナーですね。

・Gmail誤送信防止の設定方法
まずGmailにログインし、メール一覧の右上にある歯車マークの[設定]から、[全般]というタブを開くと、「送信取り消し」という項目があります。この機能を「有効」にして時間を設定すれば完了です。

▽送信取り消し

 

cancellation-of-gmail-transmission

 

もし30秒過ぎてから間違いに気付いた際は、訂正のメールをすぐに送りましょう。間違いの内容が深刻な場合はすぐに謝罪の電話を入れます。

効率よくメールを作成するには

皆さんはInsert Text(インサートテキスト)をご存じでしょうか?
Insert Textとは、自分で登録した文章をメールやフォーム内に定型文として挿入できるChrome拡張機能です。冒頭に入れる挨拶文や最後の結び、よく使うフレーズなどを登録しておくことで同じ文章を打ち込む手間を省くことができます。
マナーは守るだけではなく、拡張機能などを使って効率化していきましょう。

メールで大惨事になる前にビジネスマナーを身に着けよう

たかがメール、されどメール。
顔を合わせて会話ができない以上、言葉1つ1つに注意して相手に伝える必要があります。簡潔に要点や結論をまとめることはそう簡単ではないかもしれませんが、お客様との良好な関係はメールで改善されることもあるかもしれません。

メールに関する便利なツールもたくさんありますので、相手にマイナスにならないのなら使わない理由はないですね。

送信ボタンを押す前に、一度相手の立場にたち、読みやすい内容になっているかを確認したうえで押すようにしましょう。これで皆さんも今日からメール美人です。

参考:

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